Lembrete de Consulta para Pacientes Esquecidos? O SMS Resolve

Sabemos que tem uma vida dupla. Ter que gerenciar recursos humanos, fornecedores, receber pacientes, agendar consultas, pagar salários, não é tarefa fácil. Mas ainda tem que pegar as crianças na escola, pagar as contas, etc… Já tem até uma consulta marcada… Não lembra mais? Pois é… não recebeu um lembrete de consulta…

Lembrete de Consulta para Pacientes Esquecidos? O SMS Resolve - E-goi

A sua agenda diária está repleta de pequenos pontos a riscar. Qualquer gestor de uma clínica, além das tarefas pessoais, tem preocupações extra com a saúde e bem- estar do seu negócio. Há um negócio para gerenciar, salários para pagar, reuniões para realizar, ideias para discutir e clientes para receber.

Sim, nós sentimos as suas dores

Entre as várias tarefas a realizar durante 24h, muitas são aquelas que acabam por cair no esquecimento. Para as clínicas e hospitais, este esquecimento – aparentemente inofensivo – que pode se resolvido com um lembrete de consulta, pode ter custos muito elevados e é uma preocupação para os profissionais de saúde.

É normal você esquecer. É normal os seus pacientes ou clientes esquecerem. O que não é normal é não agir para resolver essa dor, esse problema.

lembrete de consulta

1 em cada 5 pacientes faltam a consultas

Só no estado de Santa Catarina, 25% dos pacientes não compareceram às consultas marcadas gerando de prejuízo pelo menos R$ 13,4 milhões.

Estas ausências não só prejudicam os pacientes como também o normal funcionamento das instituições. Um estudo realizado no Reino Unido concluiu que mais de 40% dos inquiridos que faltaram às marcações, o fizeram por esquecimento.

Ainda não ficou convencido(a)? É só fazer as contas!

Imagine que a sua clínica tem 20 marcações por dia e que o seu preço médio são 200R$ mas, todos os dias, 2 dos seus pacientes não aparecem nem o avisam. No final do mês, vai perceber que acabou de perder 8 000 R$ que nunca mais vai recuperar. Por ano, este valor chega aos 96 000 R$.

Mas, e se lhe disser que esta situação pode ser abordada de uma forma fácil e simples com apenas alguns cliques?

A solução: Lembrete de consulta médica ou odontologica por SMS

Regularmente, a tarefa de relembrar os pacientes das suas consultas está a cargo de um funcionário da clínica que, no dia anterior, contata os pacientes com marcação por telefone, um por um, para confirmar a sua presença. É um processo longo, demorado e, acima de tudo, caro.

Enquanto que o processo mais comum de contatar os pacientes via chamada telefónica reduz para 9,4% as faltas dos pacientes, o mesmo contato por SMS reduz este número para uns incríveis 4,4%.

Pare de desperdiçar tempo e dinheiro

Com as mesmas 20 consultas por dia, citadas no exemplo anterior, no final de cada mês, passaria de 41 pacientes que não compareceram para apenas 19. O que significa um aumento da receita de 2 400 R$ por mês.

Se investir, por exemplo, apenas 0,119 R$ por cada lembrete de consulta enviado por SMS, o seu custo no final do mês, supondo que tem 20 consultas por dia durante 30 dias consecutivos é de 71,4 R$, o significa um lucro de 2 328,60 R$. O retorno do seu investimento é de 3 600%!!

 

Convencido(a)? Então, o SMS Automatizado é o seu novo melhor amigo

De fato, o uso do lembrete de consulta por SMS é mais vantajoso que a tradicional chamada telefônica e pode ser totalmente automatizado. As SMS são mais baratas, menos
invasivas e chegam sempre ao seu destinatário. Na verdade, os SMS tem 95% de taxa de abertura e são lidos em média, apenas 7 segundos depois de serem recebidos. Desta forma, estará evitando marcações falhadas que podem ser aproveitadas por outro paciente e a melhorar o serviço e o desempenho da sua clínica.

SMS vs chat: Se está a pensando no Whatsapp, no Facebook Messenger ou em qualquer outro serviço de chat lembre-se que requer recursos humanos e que não é totalmente automatizado.

Utilizando o mesmo sistema de lembrete de consulta por SMS pode comunicar com os seus pacientes facilmente para enviar um SMS de parabéns no dia de aniversário ou uma campanha promocional que realizar na sua clínica, como um desconto ou o lançamento de um novo serviço.

Relacionado:  Infográfico: Os Números das Notificações Push que Vão Surpreender Você

Como implementar:

Se já é cliente E-goi, basta clicar aqui, fazer login na sua conta, e avançar para a importação da base de dados dos seus clientes.

Se ainda não é cliente E-goi, basta criar uma conta E-goi aqui:

E seguir este passo a passo:

1. Criar e importar dados dos Clientes

Para configurarmos o nosso automatismo de lembrete de consulta via SMS, o primeiro passo é informar ao E-goi quem são os clientes, os seus contatos e as respectivas datas das próximas consultas.

Para isso vamos criar um arquivo (formatos CSV, XLS ou XLSX) com no mínimo 3 colunas: “nome”, “telefone” e a “data da próxima consulta”, como neste exemplo:

Se tiver alguma dúvida sobre qual o formato das datas que pode utilizar no seu documento, clique aqui.

Repetiremos esse procedimento com alguma recorrência (diária, semanal, etc.) para garantir que os dados da lista E-goi estão sempre atualizados com as novas marcações de consultas do seu negócio.

Em seguida vamos criar uma lista na conta E-goi e importar os dados do arquivo criado acima.

1.1. Clicamos no menu “Listas” do topo
1.2. A seguir clicamos no botão “Criar lista”
1.3. Preenchemos os dados certificando-nos de que no campo “O que vai enviar com frequência” está selecionado o canal de SMS.

1.4. Selecionamos a opção “Excel / CSV” e escolhemos o arquivo que contém os dados dos nossos clientes com as datas.

Após selecionar o arquivo, temos agora de indicar ao E-goi quais são as colunas existentes no documento e como devem ser importadas.

A coluna do arquivo que contém o “nome do cliente” vamos corresponder com o campo “Nome” do E-goi. A coluna com o telefone móvel do cliente, vamos corresponder com o campo “Celular com DDD” e para a coluna da “data da próxima consulta” vamos criar um novo campo extra na Plataforma, do tipo “data” (conforme imagem abaixo), atribuir o nome desejado e clicar no botão verde de “iniciar a importação”.

Você pode guardar esse “mapeamento de campos” para agilizar o processo nas próximas importações (desde que mantenha os mesmos nomes das colunas do arquivo). Para isso basta clicar no botão azul “Opções” no canto direito superior e salvar o modelo. Se ainda tiver dúvidas sobre o processo de importação de contatos, veja este artigo.

2. Criar o Automatismo (Autobot)

Finalmente chegou a hora de criarmos o nosso automatismo (Autobot)

2.1. Vá ao menu “Campanhas”
2.2. Selecione a opção “Automation (Autobots)”
2.3. Clique no botão azul “Criar Autobot +”
2.4. Selecione a opção “Personalizado”
2.5. Escolha um nome para o Autobot
2.6. Selecione a lista de contatos que criou nos passos anteriores
2.7. No campo “O Autobot se ativa com…”, escolha a opção “Data”
2.8. Marque a opção “Deixar que os contatos entrem no Autobot mais que uma vez” e clique no botão verde “Continuar”. Para mais informações sobre os Autobots e seus triggers, veja este artigo.

Em seguida vamos editar o Trigger da “Data” clicando no ícone de lápis no canto direito superior da ação (ver imagem abaixo) e configurá-lo da seguinte forma:

2.9. Na opção “Ativar”, selecione “antes” e depois inclua o número de dias antes da consulta que quer enviar o lembrete (neste exemplo utilizamos 2 dias)
2.10. Selecione o campo de data que criamos no passo anterior (neste exemplo o campo chama “consultas”)
2.11. Selecione a hora que quer enviar o lembrete (neste exemplo selecionamos às 10:00)
2.12. Na opção “Que parte da data vai ativar o trigger?” selecione a opção “Ano-mês-dia”

O resultado final deve ser parecido com este:

Estamos chegando na fase final, a da criação da campanha lembrete de SMS que queremos enviar. Para isso vamos adicionar por baixo do trigger “Datar” a ação “Enviar Campanha” seguindo os mesmos passos que fizemos acima.

IMPORTANTE: Se ainda não tem um remetente de SMS configurado na sua conta E-goi, teremos de fazer isso antes de continuar com os próximos passos. Clique aqui para ver o tutorial de como adicionar remetente de SMS.

3. Criar a mensagem de SMS para o lembrete

Se já possui um remetente configurado, vamos seguir em frente. Na ação “Enviar campanha”, que adicionamos por baixo da ação “Esperar”, vamos selecionar a opção “Criar uma nova”, a seguir selecionamos o canal SMS, a opção “Em branco” e chegamos à página de configuração da mensagem propriamente dita, tal como no exemplo abaixo.

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A criação da campanha de SMS é muito simples. No primeiro campo “Nome da campanha”, vamos atribuir um nome apenas para controle interno. A seguir vamos selecionar um remetente e por último vamos escrever o lembrete que não deve ultrapassar os 160 caracteres (limite máximo por cada SMS).

Para que a mensagem seja personalizada com o nome do cliente vamos utilizar na mensagem o código !fname (para mais informações sobre as personalizações do conteúdo, clique aqui).

Neste exemplo a mensagem foi: “Ola !fname, gostaríamos de recordar que tem uma consulta na clínica XPTO daqui a 2 dias. Qualquer dúvida contate-nos através do telefone 119999-8888”. Estando tudo pronto, vamos clicar no botão verde “Publicar / enviar”. Para mais informações sobre a criação de uma campanha de SMS, veja este artigo.

Tudo pronto para economizar o seu precioso tempo!

O Automatismo está agora completo e deve ter ficado com este aspecto:

Conclusão

De uma forma resumida, sempre que adicionarmos novos contatos ou atualizarmos contatos existentes na nossa conta E-goi, o automatismo será iniciado. O automatismo esperará até que a data da próxima consulta seja daqui a X dias (de acordo com a sua configuração) e a seguir um SMS de lembrete será enviado.

Se no mês a seguir o cliente XPTO tiver uma nova consulta, entrará novamente no automatismo recebendo o novo lembrete de consulta, e assim sucessivamente.

O que pensam deste artigo...
  1. sid campos says:

    Oi Hugo, tu conseguiria me ligar para eu ver mais sobre este material postado?
    meu fone 71-3035-2133

    • Hugo Pascoal says:

      Oi Sid,

      Entraremos em contato com você, sim.

      Até breve!

  2. José Silvestre Correia says:

    oi Boa noite, gostaria de entrar em contato com a vossa empresa, sobre esse projeto, meu email mansiba@hotmail.com

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