Como Escrever Emails: Parkinson e o Tomate podem lhe Ajudar

O artigo de hoje é sobre produtividade. Em concreto, sobre como aumentar a sua
produtividade e como escrever emails que produzem resultados… em menos tempo do
que imagina. Para isso viajamos até ao ano 1957. Lugar: Reino Unido.

Como escrever emails e a lei de Parkinson

Um homem chamado Cyril Parkinson, historiador naval e autor de mais de 60 livros (incluindo ficção) publica um livro satírico sobre as instituições burocráticas do país.
O título do livro: “A lei de Parkinson e outros estudos”. Esta lei afirma que o trabalho
expande-se para preencher todo o tempo disponível para a sua realização.

Traduzido para português: se estabelece um prazo de 60 minutos para escrever um
email diário (porque já escreve um email diário, certo? :), vai demorar exatamente 60
minutos para escrevê-lo. Simples assim. É tão certo como a Terra girar à volta do Sol.
Digo-o por experiência própria. Esta é a primeira parte da história.

Tomate para melhorar a gestão do tempo

Na segunda parte avançamos para o final da década de 80. Francesco Cirillo, um
estudante de negócios na universidade de Roma, descobre uma forma fácil para
gerir o tempo e aumentar a produtividade. Para o ajudar, socorre-se de um relógio
em forma de tomate (pomodoro em italiano). O seu método: trabalhar em intervalos
de 25 minutos (pomodoros) para maximizar os resultados e evitar distracções.
Entendeu a lógica? Então isto é o que deve fazer para aumentar a sua produtividade:

1. Defina um tempo máximo para escrever os seus emails

À partida é sempre melhor trabalhar com menos pressão. É sempre melhor que lhe
sobre tempo, do que lhe falte. Por isso, eu trabalho sempre com pomodoros de 30 minutos. Para mim é suficiente.

2. Utilize um temporizador para cronometrar o tempo

Um conselho: assim que iniciar a cronometragem deixe o temporizador fora do seu
campo de visão. Pela minha experiência pessoal, ter o temporizador à vista coloca-lhe pressão desnecessária quando realiza a tarefa.

3. Como escrever emails no tempo definido: O compromisso

Quando se senta para começar a escrever dever ter algo muito claro: o seu único objetivo
durante esse período de tempo é escrever. Não importa se o email não é tão bom como
gostaria. A única coisa que importa é terminar a tarefa no tempo que definiu. Assim que interiorizar este hábito, vai se dar conta que cada vez o fará melhor… e em menos
tempo.

Conclusões

Com esta técnica é possível escrever um email diariamente em 30 minutos (ou menos). Eu
próprio uso uma combinação da Lei de Parkinson com a Técnica Pomodoro para escrever os meus emails. Mais: as utilizo para organizar o meu trabalho. E dá resultado, isso eu posso lhe garantir.